Sotahuuto

Tämä kysymys sopinee parhaiten tänne säännöt-osioon.

Ryhmänjohtajana minua kiinnostaa, miten tehdä ilmoittautumisjärjestelmään muutoksia maksujen jälkeen. Kyseessä on siis varmaan monille ryhmille pian ajankohtainen tilanne, jossa yksi jäsen peruu ja hänen tilalleen värvätään uusi jäsen.

Sinälläänhän tässä ei ole mitään epäselvää, järjestelmästä voi helposti poistaa väkeä ja lisätä uusia. Huoli onkin siitä, miten maksumerkinnät käyttäytyvät tämän seurauksena: siis häviääkö merkintä maksetusta jäsenestä, jos tämän poistaa, ja vaatiiko järjestelmä uudelta ilmoitetulta 25€ osallistumismaksua.

Ymmärtääkseni järjestäjät sallivat sen, että jo alemman osallistumismaksun maksaneen ja sittemmin peruneen henkilön paikalle otetaan uusi jäsen joka pääsee mukaan peruneen henkilön maksulla. Eli kaikessa lyhykäisyydessään kysymys on, ymmärtääkö järjestelmä tämän, ja miten tiedot kannattaa syöttää? Tuleeko muuttaa peruneen osallistujan tiedot uusiksi, vaiko poistaa hänet kokonaan ja lisätä sitten uusi jäsen erikseen?

Ajattelin kysyä ennenkuin menen muuttelemaan tietoja. Eihän sitä koskaan tiedä onko ilmoittautumisjärjestelmä Sampopankki-tasoa.

Ilmoittautumisjärjestelmä on "tyhmä", eli se ei mitenkään seuraa todellista maksutilannetta. Sillä on hyvä pitää ajan tasalla tieto kenestä kaikista maksu on mennyt ja siitä saa maksun suuruuden ja tarvittavat maksutiedot kun pitää maksaa jotain uutta, mutta todellinen kontrolli tulijoiden määrästä tapahtuu tilivastaavan syynätessä tiliotteesta paljonko mikäkin ryhmä on maksanut.

Peruneiden tilalle voi siis ottaa uusia henkilöitä ilman että tarvitsee maksaa mitään ylimääräistä. Tärkeintä on, että muistatte maksaa kaikista tulijoista. Ryhmällenne varattujen osallistumisrannekkeiden määrä tarkistetaan oikeista tilitiedoista. Hieman ennen maksutakarajaa lähettelen muistutusviestiä (mikäli muistan) ryhmille joilla ilmoitettujen määrä ei täsmää maksettujen määrään.

Kai paikan päällä voi edelleen maksaa? Kaukovahvistuksemme haluaisivat maksaa yksilöinä paikan päällä. Mihin hinta nousee tuon 30. päivän jälkeen?

Falcata kirjoitti:Kai paikan päällä voi edelleen maksaa? Kaukovahvistuksemme haluaisivat maksaa yksilöinä paikan päällä. Mihin hinta nousee tuon 30. päivän jälkeen?

Ongelma muodostuu siitä, että joudumme ilmoittamaan ennakkoon ruokittavien suiden määrän ruuantoimittajallemme. Viime hetken yllättävät väestön lisäykset tai maksamattomien henkilöiden pois jäänti tuottavat sen takia ongelmia. Joko ruokaa ei riitä kaikille jos väkeä tulee yllättävästi paikalle tai joudumme maksamaan ylimääräisistä "tilatuista" annoksista kun ihmiset ovat ilmoittautuneet mutta eivät ole maksaneet eivätkä tule paikan päälle maksamaan omaa osallistumistaan.

Ainoa mahdollisuus on, että kaikki kynnelle kykenevät ilmoittautuvat ja maksavat kuun loppuun mennessä. Mikäli yksittäisellä soturilla on vaikeuksia maksaa ajoissa (esim sotahuuto rahat tulevat vasta heinäkuun alun palkassa) kannattaa kysyä ryhmän organisaattoria tai jotain kaveria maksamaan ennakkoon niin meillä on varaa varata ruokaakin tulevalle soturille. Tuo maksujen takaraja on 30.6. ihan syystä (ruokahuolto, infrastruktuuri yleensä) ja siksi edellytämme, että maksut myös hoidetaan siihen mennessä. Kun tapahtumaa suunnitellaan parhaimmillaan vuosi etukäteen, ei voida enää tämän kokoisessa tapahtumassa laskea sattuman varaan väkimäärässä.